Sektor awam patuhi standard pengurusan rekod melalui ISO

Utusan Online

KUALA LUMPUR 21 Julai - Arkib Negara sedang bekerjasama dengan Sirim Bhd. bagi mengiktiraf agensi dan jabatan kerajaan yang mematuhi standard pengurusan rekod melalui pensijilan Pertubuhan Piawaian Antarabangsa (ISO).

Ketua Cawangan Pembangunan Standard dan Inspektorat Arkib Negara, Azimah Mohd. Ali berkata, pensijilan ISO 15489 itu akan menjadi panduan kepada pihak terbabit untuk memastikan aspek pengurusan rekod tidak diabaikan.

Katanya, pensijilan tersebut akan dilaksanakan dalam tempoh terdekat ini.

"Kita perlu berbuat demikian kerana masih banyak agensi kerajaan didapati mempunyai kefahaman yang rendah mengenai pentingnya pengurusan rekod dalam arkib yang efisien," katanya.

Beliau berkata demikian ketika ditemui pemberita selepas membentangkan kertas kerja bertajuk 'Projek Strategi Pemeliharaan Arkib dan Rekod Kerajaan (e-Spark)' pada Seminar Pra-Kongres Mengenai Urus Tadbir Rekod Yang Baik di Memorial Tunku Abdul Rahman Putra di sini hari ini.

Beliau berkata, melalui kajian e-Spark yang dilakukan selama tiga tahun bermula 2005 itu, banyak agensi kerajaan dikesan tidak mengambil berat mengenai pemeliharaan rekod yang baik terutama yang mempunyai nilai-nilai warisan.

Menurutnya, meskipun setiap agensi memiliki sistem pangkalan data tetapi hakikatnya ia hanya dibina untuk kegunaan harian bukan untuk menyimpan maklumat.

"Ini kerana sistem di setiap agensi atau jabatan itu tiada ciri-ciri untuk menyimpan atau merekod maklumat terdahulu, jadi ini perlu diatasi," katanya.

Beliau berkata, melalui kajian itu juga, Arkib Negara telah membeli dua sistem pengurusan rekod iaitu Sistem Pengurusan Rekod Elektronik (ERMS) dan Sistem Pengurusan Arkib (AMS).

Katanya, melalui kedua-dua sistem itu, pengurusan maklumat berkaitan arkib akan menjadi lebih efisien dan terkini terutama ERMS yang sesuai digunakan oleh agensi dan jabatan kerajaan manakala AMS pula hanya digunakan oleh Arkib Negara.